9 Phasen
Die Einführung in neun Phasen
1. Bedarfsanalyse (1-2 Wochen)
Was wollen Sie mit dem CRM erreichen? Konkrete messbare Ziele: kürzere Sales-Cycle, höhere Abschlussquote, weniger doppelte Datenpflege, bessere Reporting-Tiefe. Ohne klare Ziele ist die Auswahl ein Blindflug.
2. Anforderungs-Workshop (1-2 Tage)
Mit allen späteren Nutzern (Vertrieb, Marketing, Service, Geschäftsführung) die Pflicht-Anforderungen festlegen. Dokumentiert in einem schlanken Lastenheft - keine 50-Seiten-Spezifikation.
3. Anbieter-Shortlist (1 Woche)
Aus dem Markt drei bis fünf passende Anbieter auswählen. Nicht mehr - sonst verlieren Sie sich in Demos. Kriterien: Unternehmensgröße, DSGVO-Anforderungen, Budget, Integrationen, Branche.
4. Demos und POC (2-4 Wochen)
Anbieter-Demos mit konkreten Anwendungsfällen aus Ihrem Alltag, nicht generisch. Bei zwei Finalisten einen 14-tägigen Proof of Concept mit echten Daten und echten Nutzern.
5. Auswahlentscheidung und Vertrag (1-2 Wochen)
Schriftliche Entscheidungsgrundlage, AVV nach Art. 28 DSGVO unterzeichnen (siehe DSGVO und Deutschland), Vertragsbedingungen (Kündigung, Datenexport, Preisanpassung) prüfen lassen.
6. Datenmigration (2-4 Wochen)
Altdaten aus Excel, alten CRMs, Outlook bereinigen vor dem Import. Dubletten, veraltete Kontakte, falsche Telefonnummern raus. Sonst wird das neue CRM eine Müllhalde.
7. Customizing (2-6 Wochen)
Pflicht-Felder, Pipeline-Stufen, Workflows, Berechtigungen, Reports einrichten. Faustregel: 80 Prozent Standard, 20 Prozent Anpassung im ersten Jahr. Über-Customizing am Anfang verhindert spätere Akzeptanz.
8. Schulung (1-2 Tage je Rolle)
Mehrstufig: Grund-Schulung für alle, Advanced für Power-User, Administrator-Schulung für den CRM-Owner. Einmalige Einweisung reicht nicht - Akzeptanz braucht Übung.
9. Go-Live und Hyper-Care (2-4 Wochen)
Erster Monat: täglicher Daily-Standup mit dem Implementation-Partner, Bug-Tracking, Anpassungen. Nach drei Monaten erster Review: was läuft, was nicht, was nachsteuern.
